Categorie approfondimento: Commerciale e industriale
7 Settembre 2011

Scritture contabili e informatica

Di cosa si tratta

Il decreto per lo Sviluppo (D.L. 13 maggio 2011, n. 70, convertito in Legge 12 luglio 2011, n. 106, pubblicato sulla GG.UU. n. 160 del 12-7-2011) è intervenuto anche in materia di libri, repertori e scritture dell’impresa. Le disposizioni non erano contenute nel decreto legge, ma sono state inserite dalla legge di conversione.
L’intervento è stato compiuto all’art 6, comma secondo alla lettera “f-quater) che dispone: “all’articolo 2215-bis del codice civile sono apportate le seguenti modificazioni: 1) i commi terzo e quarto sono sostituiti dai seguenti: «Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato. Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo annuale di cui al terzo comma»; 2) è aggiunto, in fine, il seguente comma: «Per i libri e per i registri la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione digitale contenute nelle medesime disposizioni”.
La prima novità consiste nella necessità di compiere l’operazione di apporre sui documenti contabili tenuti in versione telematica la firma digitale e la marca temporale una volta ogni anno e non più ogni tre mesi come previsto dalla versione derivante dalla precedente Novella, che aveva inserito l’art. 2215-bis al codice civile.
Il momento di apposizione ha ora uno spazio più ampio; la firma e la marca può andare a coincidere con il momento della stampa cartacea di libri e registri, arrivando a tre mesi dopo la scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. Se durante l’anno non si sono fatte registrazioni, firma e marca matureranno al momento della nuova registrazione.
Tenuti con regolarità e nel rispetto delle due formalità le scritture avranno valore legale, probatorio della contabilità (art. 2709 e 2710 cod. civ.). Sostanzialmente ora si sono allineati i termini sia per la documentazione informatica che per quella analogica (art. 2215 cod. civ.).
La soppressione del terzo comma dell’art. 2215-bis cod. civ. ha confermato che la disposizione riguarda solo gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione.
I passaggi che derivano dall’applicazione della novità diventano: caricamento dei dati nel sistema gestionale aziendale, rispettando i termini per procedervi; la trasformazione in un file non modificabile (pdf, Xml); una volta all’anno nel termine richiamato, si dovrà apporre la firma digitale e marca temporale che danno la data certa.
L’espressione usata dal legislatore “marcatura temporale” è una novità che forse avrebbe richiesto, per essere un riferimento preciso, che il legislatore spendesse due righe per chiarire; l’abbiamo intesa come operazione informatica che rende opponibile ai terzi il momento di effettuazione di un’operazione, ma più precisione non sarebbe disdicevole in quanto al momento non è chiaro né quali siano le modalità per compiere tale operazione né chi siano i soggetti a ciò preposti.

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