Categorie approfondimento: Commerciale e industriale
7 Settembre 2011

Privacy: nuove semplificazioni per le imprese

Di cosa si tratta

Il decreto per lo Sviluppo (D.L. 13 maggio 2011, n. 70, convertito in Legge 12 luglio 2011, n. 106, pubblicato sulla GG.UU. n. 160 del 12-7-2011), già oggetto di trattazione nel sito in ragione delle novità apportate in materia di libri, repertori e scritture dell’impresa, è intervenuto altresì in materia di privacy con importanti modifiche.
Scopo evidente dell’intervento normativo è la riduzione degli adempimenti obbligatori per le piccole e medie imprese (disciplinati dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196) con la conseguente semplificazione della gestione.
L’intervento è stato compiuto all’art 6, comma secondo alla lettera a) e riguarda principalmente l’obbligatorietà del documento programmatico per la sicurezza (DPS), la comunicazione dei dati personali infragruppo, l’obbligatorietà dell’informativa.
Passiamo a vedere nel dettaglio le novità più rilevanti per le realtà aziendali.
Anzitutto è stata esclusa l’applicazione delle disposizioni del Codice della Privacy nei casi in cui il trattamento dei dati personali relativi a persone giuridiche, imprese, enti o associazioni sia effettuato nell’ambito di rapporti intercorrenti esclusivamente tra i medesimi soggetti per le finalità amministrativo – contabili.
Ai sensi dell’art. 34 Codice della Privacy, (anch’esso novellato dal provvedimento in esame) devono intendersi per trattamenti effettuati per finalità amministrativo – contabili quelli connessi allo svolgimento delle attività di natura organizzativa, amministrativa, finanziaria e contabile, a prescindere dalla natura dei dati trattati. In particolare, perseguono tali finalità le attività organizzative interne, quelle funzionali all’adempimento di obblighi contrattuali e precontrattuali, alla gestione del rapporto di lavoro in tutte le sue fasi, alla tenuta della contabilità e all’applicazione delle norme in materia fiscale, sindacale, previdenziale – assistenziale, di salute, igiene e sicurezza sul lavoro.
In sostanza, persone giuridiche, imprese enti e associazioni non sono più tenuti ad alcun adempimento in materia di privacy nell’ambito dei rapporti intercorrenti fra loro qualora il trattamento dei dati abbia le finalità amministrativo – contabili.
E’ evidente che questa novità è destinata ad alleggerire notevolmente l’attività “amministrativa” delle piccole e medie imprese consistente, ad esempio, nella predisposizione e nella comunicazione di apposite informative.
Sempre nel senso della semplificazione deve essere letta la previsione che il consenso al trattamento non sia più richiesto allorquando riguardi la comunicazione di dati tra società, enti o associazioni con società controllanti, controllate o collegate ai sensi dell’articolo 2359 del codice civile ovvero con società sottoposte a comune controllo, nonché tra consorzi, reti di imprese e raggruppamenti e associazioni temporanei di imprese con i soggetti ad essi aderenti, per finalità amministrativo contabili.
Per quel che concerne il DPS viene meno l’obbligo di predisporre e aggiornare lo stesso per tutti quei soggetti che trattano soltanto dati personali non sensibili e che trattano come unici dati sensibili e giudiziari quelli relativi ai propri dipendenti e collaboratori (anche se extracomunitari) compresi quelli relativi al coniuge e ai parenti. La tenuta del DPS è sostituita dall’obbligo di autocertificazione, resa dal titolare del trattamento (ai sensi dell’art. 47 del testo unico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.445), di trattare soltanto tali dati in osservanza delle misure minime di sicurezza previste dal codice della privacy.
In ultimo occorre evidenziare che il decreto per lo Sviluppo ha esteso alla posta cartacea il regime di opt-out da poco introdotto per le telefonate commerciali in Italia. In sostanza, è legittimo l’invio di materiale pubblicitario cartaceo salvo che il soggetto abbia manifestato il proprio dissenso mediante l’iscrizione al “Registro pubblico delle opposizioni”.

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