Categorie approfondimento: Commerciale e industriale
1 Luglio 2008

PMI e liberi professionisti: introdotte nuove semplificazioni in materia di riservatezza

Di cosa si tratta

Riscontrando le richieste manifestate in più sedi dai rappresentanti delle PMI, dei liberi professionisti e degli artigiani, il Garante per la protezione dei dati personali, in data 19 giugno 2008, ha ritenuto opportuno promuovere alcune misure di semplificazione in ordine alle modalità del trattamento dei dati per finalità amministrative e contabili richieste a tali categorie. Le originarie modalità di adempimento di taluni obblighi venivano infatti avvertite come eccessivamente onerose in rapporto alle posizioni giuridiche che venivano a tutelare.
Le nuove linee guida interpretative della normativa vigente introducono semplificazioni inerenti la redazione dell’informativa e la manifestazione del consenso. Vediamo come. Per quel che concerne il primo aspetto, è assicurata ai titolari del trattamento dei dati la possibilità di fornire un’unica informativa per il complesso dei trattamenti, anziché per singoli aspetti del rapporto con gli interessati.
E’ altresì prevista la possibilità di rendere all’interessato una prima informativa, breve e priva di formalità, contenente le principali caratteristiche del trattamento dei dati. Detta informativa potrà essere resa sia oralmente sia utilizzando spazi residui della corrispondenza diretta all’interessato.
L’informativa dovrà rinviare ad un testo più articolato e dettagliato che, senza oneri, verrà reso disponibile agli interessati in luoghi e con modalità facilmente accessibili, quali l’affissione in bacheche ovvero l’inserimento nel sito web aziendale.
Al fine di rendere maggiormente agevole questa attività di redazione, l’Autorità ritiene che un’informativa ad hoc debba essere realizzata esclusivamente laddove il trattamento abbia caratteristiche particolari, concernenti ad esempio dati sensibili; in tutti gli altri casi l’informativa potrà essere basata su di uno schema standard.
Per quel che riguarda le novità relative alla manifestazione del consenso, il Garante ribadisce come non debba essere richiesto il consenso qualora il trattamento dei dati sia svolto con esclusive finalità amministrative e contabili, nonché quando i dati provengano da pubblici registri ed elenchi pubblici conoscibili da chiunque.
In ultimo, di notevole rilevanza è la possibilità, attribuita ai titolari del trattamento che abbiano in precedenza venduto un prodotto o prestato un servizio, di utilizzare senza il consenso i recapiti di posta cartacea forniti dall’interessato, ai fini dell’invio diretto di proprio materiale pubblicitario o di propria vendita diretta o per il compimento di proprie ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.
Tale possibilità, già prevista per i recapiti di posta elettronica, è tuttavia sottoposta a talune condizioni:
1) l’ attività promozionale deve riguardare beni e servizi del medesimo titolare e analoghi a quelli oggetto della vendita;
2) l’interessato, al momento della raccolta e in occasione dell’invio di ogni comunicazione effettuata per le menzionate finalità, deve essere informato della possibilità di opporsi in ogni momento al trattamento, anche mediante l’utilizzo della posta elettronica, del fax o del telefono e di ottenere un immediato riscontro che confermi l’interruzione di tale trattamento, così come previsto dall’art. 7, comma 4 del Codice della Privacy;
3) l’interessato, adeguatamente informato già prima dell’instaurazione del rapporto, non deve opporsi a tale uso, inizialmente o in occasione di successive comunicazioni.

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