Categorie approfondimento: Commerciale e industriale
18 Marzo 2009

Nuovi obblighi in materia di posta elettronica certificata

Di cosa si tratta

Tra le rilevanti novità introdotte dal Decreto Legge n. 185/08, convertito in Legge 2/09, è meritevole di approfondimento la previsione che dispone l’obbligo, in capo sia alle imprese costituite o costituende sia ai professionisti, di dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata o analogo indirizzo di posta elettronica.
Prima di valutare le novità normative appare opportuno delineare gli elementi che caratterizzano questo mezzo di comunicazione introdotto dal legislatore per agevolare l’interazione tra la pubblica amministrazione e i soggetti privati (società, professionisti o semplici cittadini).
Il DPR n. 68 del 2005 definisce la posta elettronica certificata, meglio conosciuta con l’acronimo PEC, come quel sistema nel quale è fornita al mittente la documentazione elettronica attestante l’invio e la consegna di documenti informatici.
Per quel che concerne l’aspetto operativo, dal punto di vista dell’utente, sia esso mittente o destinatario, l’utilizzo della PEC non diverge da quello della normale posta elettronica. La peculiarità in tale sistema di comunicazione è infatti rappresentata dal ruolo centrale ricoperto dai gestori accreditati, ossia da quei soggetti abilitati ad assegnare agli utenti caselle di posta certificata nonché a certificare, mediante ricevute sottoscritte con firma elettronica avanzata, l’invio e la ricezione dei messaggi.
Più precisamente, nel caso di invio di un messaggio, il gestore di PEC utilizzato dal mittente, oltre a provvedere all’inoltro, fornisce allo stesso una ricevuta di accettazione nella quale sono contenuti i dati di certificazione che costituiscono prova dell’avvenuta spedizione.
Il gestore di PEC utilizzato dal destinatario, dopo aver provveduto a recapitare il messaggio, fornisce al mittente una ricevuta di avvenuta consegna, con specifica indicazione del momento temporale, costituente la prova che il messaggio è effettivamente pervenuto all’indirizzo elettronico del destinatario.
Qualora il messaggio di posta elettronica certificata non risulti consegnabile, il gestore comunica al mittente, entro le ventiquattro ore successive all’invio, la mancata consegna. E’ poi di fondamentale importanza evidenziare che il messaggio inviato per posta elettronica si intende spedito dl mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all’indirizzo elettronico da questi dichiarato.
Un ulteriore aspetto che merita ti essere sottolineato è che i gestori accreditati sono tenuti all’archiviazione, su appositi files, di tutte le operazioni relative ad effettuati invii e ricezioni per un periodo di trenta mesi e che tali files, aventi il medesimo valore legale delle ricevute di certificazione, possono essere utilizzati dal mittente che abbia smarrito gli originali.
Come è facile intuire la posta elettronica certificata rappresenta l’omologo elettronico della lettera raccomandata con ricevuta di ritorno; in entrambi i casi l’elemento caratterizzante è l’attestazione, con certezza legalmente rilevante, del momento dell’invio e di quello della ricezione della missiva. Vi è un ulteriore aspetto da considerare. Rispetto alla raccomandata cartacea, la PEC garantisce l’integrità e l’autenticità del contenuto del messaggio inoltrato tanto in ordine al testo quanto in ordine a eventuali allegati inviati contestualmente.
I vantaggi di tale sistema di comunicazione e le molteplici aree di applicazione appaiono evidenti. Oltre all’economicità del mezzo, che in ragione della sua natura potrebbe sostituire il fax e le raccomandate nei rapporti intercorrenti tra professionisti e tra società, ciò che rileva è la certezza dell’avvenuta consegna del messaggio e pertanto, da un punto di vista legale, la conseguente opponibilità ai terzi della data e dell’ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di un messaggio e dei suoi allegati.
Questo aspetto appare di fondamentale importanza nel caso in cui i rapporti fra società, ad esempio in ambito commerciale, abbiano derive giudiziali.
Lo strumento in esame è tuttavia affetto da un limite genetico che si evidenzia nel momento in cui la corrispondenza avvenga fra soggetti muniti di posta elettronica certificata e soggetti che ne siano privi. Infatti, per produrre gli effetti tipici, ovvero per produrre le certificazioni attestanti l’invio e la consegna di un messaggio, il servizio di Posta Elettronica Certificata necessita che tutti gli interlocutori dispongano di caselle PEC, anche se facenti capo a gestori diversi.
Al fine di superare il citato limite il legislatore, con il sesto comma dell’art. 16 del DL c.d. “anticrisi”, ha previsto che “le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese o analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni e l’integrità del contenuto delle stesse, garantendo l’interoperabilità con analoghi sistemi internazionali. Entro tre anni dalla data di entrata in vigore del presente decreto tutte le imprese, già costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l’indirizzo di posta elettronica certificata”.
Le società di nuova costituzione sono quindi tenute a dare comunicazione del proprio indirizzo di posta elettronica certificata al momento della iscrizione nel registro delle imprese, mentre quella già costituite dovranno provvedere entro tre anni dall’entrata in vigore della normativa.
Quanto invece ai professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato, il settimo comma dell’art. 16 dispone che entro un anno dalla entrata in vigore della normativa debbano comunicare ai “rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di posta certificata o analogo indirizzo di posta elettronica”.
L’art. 16 bis, quinto comma, afferma inoltre che “ai cittadini che ne fanno richiesta è attribuita una casella di posta elettronica certificata”, anche se non sono chiare le modalità e la tempistica dell’attribuzione.
Con l’introduzione dell’adozione obbligatoria di una casella di posta elettronica da parte di tutti i soggetti suindicati il legislatore ha voluto estendere la portata iniziale del mezzo e le finalità del suo utilizzo. La ratio delle citate disposizioni normative è infatti chiaramente da rinvenirsi nella volontà che quello in esame divenga il principale mezzo di comunicazione di impiego quotidiano per società, professionisti e cittadini.
In ultimo, sembra utile osservare che il sistema illustrato appare gravato da rilevanti incertezze concernenti la compatibilità con ulteriori sistemi internazionali di corrispondenza elettronica. Ciò è dovuto al fatto che la PEC è stata ideata e introdotta esclusivamente in Italia ed è quindi priva di omologhi in ambito comunitario.
Nell’ottica di una tanto necessaria quanto inevitabile interoperabilità con i sistemi di corrispondenza elettronica internazionale, il legislatore ha dovuto pertanto prevedere che società e professionisti possano adottare in via alternativa alla PEC un “analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni e l’integrità del contenuto delle stesse”.
Tale soluzione non può che dar adito a notevoli perplessità in quanto contraddice apertamente il requisito dell’unicità e della certezza del sistema di certificazione e del procedimento che caratterizzano la posta elettronica certificata.
In questa prospettiva, s’impone una rivisitazione attenta dell’intero sistema della corrispondenza elettronica certificata da parte del legislatore italiano poiché, così strutturato, non sarebbe in grado di assolvere con assoluta certezza la funzione per il quale è stato predisposto.

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