Categorie approfondimento: Societario
30 settembre 2012

Sottoscrizione dei verbali societari nella s.r.l.

Di cosa si tratta

Il tema dell’esistenza e della sottoscrizione dei verbali per le società a responsabilità limitata non è di facile e sicura soluzione sia con riguardo ai provvedimenti del Consiglio di amministrazione che per l’Assemblea.
I verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione e dell’assemblea dei soci di SRL e SPA sono i documenti che riportano la volontà e le decisioni degli amministratori e dei soci e sono gli unici documenti che provano quanto si è svolto e attestano le operazioni di rilievo della società. Sul tema non vi è molta giurisprudenza soprattutto successiva alla Riforma del 2003.
Le più varie ragioni portano spesso a non fare una redazione contestuale allo svolgimento dei lavori, magari prendendo solamente delle note e rinviando la redazione e quindi la sottoscrizione ad un momento successivo (verbali “tempestivi” e non); quasi di consueto il momento è quello prima dell’occasione del consiglio o dell’assemblea successivi. Naturalmente non parliamo dell’assemblea nella quale è chiamato a fungere da segretario il notaio e che postula immediati adempimenti successivi anche di pubblicità.
I verbali hanno contenuti dai quali scaturisce l’interesse di soci e terzi di impugnare i provvedimenti che vengono adottati ed è necessario che i verbali esistano per potere fare esercitare questi diritti. La rappresentazione del contenuto è importante in quanto va a fotografare quanto l’organo ha deciso.
Ai verbali delle società a responsabilità limitata il legislatore non ha prestato grande attenzione per regolarli e non torneremo alle consuete questioni in termini generali sul mutuare il regime dalle norme date dalla SPA piuttosto che dalle società di persone; certo vediamo il riferimento al verbale in tutte le sedi di operazioni non consuete (operazioni sul capitale, bilancio, liquidazione) e citazioni alla sua trascrizione nei libri sociali quando il documento nasce fuori dalla consueta sede di confezionamento. Salvo questo, ove vi sia delibera, è certo che vi sia un verbale (documento diverso, anche per regime, dalla decisione scritta).
Dall’art. 2375 cod. civ. dato per le SPA, si ricava l’accoglimento del principio che i verbali non possano essere sintetici, ma si debbano soffermare su tutte le battute che sono necessarie perché dell’attività dell’organo sia rappresentata una visione corretta (data riunione, i partecipanti, il capitale rappresentato, modalità e risultato delle votazioni).
Altro elemento da tenere in considerazione è dato dal fatto che i verbali, magari quelli “tempestivi”, realizzati su fogli liberi e che rappresentano una minuta, devono poi riportarsi sul libro dei soci ed essere iscritti nel registro delle imprese, quando previsto; questo momento ha rilievo in quanto è quello dal quale decorrono i termini per le impugnazioni.
L’obbligatorietà della nomina di un segretario è prevista per le SPA dall’art. 2379, co. 3, cod. civ. e non per le SRL, ove lo stesso presidente può fungere da segretario, se lo statuto non dispone diversamente; in tale senso è diffusa nella prassi che le due figure siano persone diverse.
Per le SPA ancora l’art. 2375 cod. civ. prevede la forma scritta ab substantiam a pena di inesistenza, che include la sottoscrizione del Presidente e del Segretario.
Anche nelle SRL, in quanto il Segretario sia diverso dal Presidente, le firme sono due e la domanda alla quale vorremmo rispondere è quella di dire che cosa succeda in caso di mancanza di queste firme o di una di esse e quale.
Le due figure dei sottoscrittori, in quanto il verbale esista, sono nettamente diverse. Il Presidente ha ampi poteri, in quanto non regolati con puntualità dallo Statuto, di “presiedere” che vuole dire compiere una serie di verifiche sulle presenze, sulla validità della riunione, sulla presenza dei quorum, sullo svolgimento dei lavori, etc., mentre il Segretario, oltre a riportare quanto accada ed è da lui percepito, è il “verbalizzatore” dell’attività di altri. Non sta al Segretario risolvere questioni; per l’eventuale qualità tecnica (avvocato, commercialista) aiuterà a illuminare il Presidente, ma non tocca a lui decidere.
La fase della verbalizzazione, che è opera del Segretario, non è però una attività a sua discrezione. È ancora il Presidente che deciderà che cosa vada scritto. Per gli atti, come l’approvazione del bilancio, il verbalizzare contenuti che poi diventano pubblici è una valutazione precisa che va compiuta per non diffondere, a danno della società, elementi che non è opportuno divulgare in relazione alle strategie deliberate e perseguite.
Il Segretario ha l’autonomia di rappresentare anche contro la volontà del Presidente i fatti veri che accadono e i fatti che registra sono quelli che accadono in sua presenza e non possono essere modificati da indicazioni del Presidente. Un contrasto sul punto porterebbe a fare esprimere nuovamente l’organo in modo più esplicito perché la verbalizzazione rappresenti quanto accaduto ed in particolare quanto deliberato.
Questo delicato rapporto tra il Presidente e il Segretario in sede di SPA è indicato solamente come: “il Presidente è assistito dal Segretario” (art. 2371 cod. civ.) e assieme al Presidente “sottoscrive il verbale (art. 2375 cod. civ.).
Questa “assistenza” non esclude comunque l’”autonomia” del Segretario per le operazioni che sono di sua competenza. Una conferma dell’esistenza di questo carattere è data da quella giurisprudenza che ritiene siano invalide le clausole statutarie che lasciano al Presidente la nomina del Segretario. L’autonomia del resto è anche garantita dalla sua designazione che ha le modalità di nomina del Presidente o in sede assembleare o statutaria.
Per quanto illustrato l’attività del Segretario ha una funzione di dare la fissazione dei contenuti dei fatti rappresentati dall’organo che assiste. Trasforma in uno scritto in sostanza quanto accade, lo scrive e lo forma con il Presidente.
Il Segretario ha sicuramente la responsabilità della veridicità di quanto è chiamato a verbalizzare, proprio perché questa operazione è sua, e risponderà dell’eventuale falsità, come anche della mancanza di un’espressione di volontà determinante nel contenuto del verbale.
Dopo le note che si sono stese cercheremmo di rispondere alle domande che ci siamo proposte.
1) Che cosa succede in caso di mancanza di queste firme in calce al verbale?
Fuori dai casi per i quali il verbale non possa essere senza queste firme (segretario un notaio), quando il verbale è previsto perché abbia la pubblicità, a questa non si dovrebbe potere procedere senza che le firme vengano apposte ci pare essere la risposta, ma in fatto non è quello che potrebbe accadere. Cioè, quando la trasmissione per la pubblicità avvenga, si andrà a porre il tema della verifica di dove le firme siano apposte; potrebbero essere apposte anche successivamente sulla copia a libro e non sulla copia trasmessa. Il tema quindi si traduce negli effetti in rapporto all’impugnazione eventuale. Ciò che è chiaro è che gli effetti sono diversi per la SPA dalla SRL, ove solo per la prima parleremmo di nullità della deliberazione per mancanza del verbale, mentre nella SRL rappresenterebbe motivo di annullabilità.
2) Che cosa succede in caso di mancanza della firma del Presidente? Non crediamo che sia giusta la stessa risposta nel caso di una sola firma; se un’assemblea si è tenuta e se l’organo ha deliberato, basterebbe che il Presidente sia stato messo in minoranza che non sottoscriverà il verbale, annullando il lavoro dell’assemblea. È vero che in tale caso non mancano i rimedi, ma le questioni possono essere più sfumate. Non sempre si segue una ritualità di dichiarazione di voto, da cui consegua una conclusione che il Segretario esplicita, ma talvolta accade anche l’assemblea si esprima in modo “implicito” e non chiaro e che il Presidente non conduca alla chiarezza in quanto, magari, non gradisce il risultato; con la fantasia le ipotesi possono essere infinite.
In questo caso e in difetto di norme imperative specifiche, il Segretario che ha verbalizzato oppure ha preso delle note per una sottoscrizione successiva, certifica quanto è accaduto e dà seguito agli adempimenti che ne derivano eventualmente. Se questo non facesse, si renderebbe a sua volta responsabile dell’operato del Presidente con il quale sarebbe in contrasto.
3) Che cosa succede in caso di mancanza di quella del Segretario? Se il verbale è stato steso contestualmente, non vediamo ragioni del rifiuto del Segretario senza che il Presidente pretenda la verbalizzazione di un diverso contenuto rispetto ai fatti accaduti; ma si sarebbe nella stessa sede dove l’organo deliberante è presente ed è agevole superare la questione; proprio per i poteri del Presidente questi potrebbe procedere o chiedere che si decida la sostituzione del segretario.
In caso di verbale successivo, è chiaro che il verbale debba essere steso dal Segretario, che è stato chiamato proprio a questa operazione. Nel momento nel quale avviene la sottoscrizione ad opera del Presidente, la mancanza della firma del Segretario, che logicamente è successiva a quella del Presidente, non potrà che essere una omissione materiale alla quale si può sempre porre rimedio, trattandosi solamente di una operazione materiale che non si atteggia a problemi di contrasto tra parti o contenuti di quanto è accaduto.
Se invece il Presidente non ritenesse di sottoscrivere, il Segretario non potrebbe mancare di farlo, avendo rappresentato quanto accaduto.
Per semplificare le conclusioni, potremmo dire che nella SPA anche la mancanza di una sola firma è motivo, quanto meno, di annullabilità, se non addirittura di nullità per “mancanza del verbale”, che deve essere firmato dal Presidente e dal Segretario.
Nella SRL, invece, possono valere le considerazioni svolte ai punti 2) e 3), fermo restando che esiste la possibilità che venga esperito un giudizio per farne dichiarare l’annullabilità.
Non ci pare di dovere pervenire a conclusione più rigorosa nel caso della SRL; se in questa forma sociale ci trovassimo di fronte a una srl utilizzata da una struttura molto più complessa, pensiamo che lo Statuto sia già stato adeguato a potenziare formalismi a tutela soprattutto delle minoranze.

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